为进一步规范办公用品管理流程、提升资源使用效率，近期，针对后勤服务中心办公用品采购、发放及使用情况开展专项调研。本次调研通过核查管理文件、分析发放数据、实地走访仓库等方式，全面梳理了办公用品管理现状，并形成针对性改进建议。
一、管理体系基本情况
调研显示，要建立较为完善的办公用品管理框架，中心实行“统一采购、统一发放、统一调配”的三统一原则，明确综合管理科为归口管理部门，负责制度制定、计划编制、采购执行及库存监管等核心工作，各部门则承担本单位用品需求提报与规范使用职责。
在采购环节，形成“集中采购为主、分散采购为辅、定点采购补充”的多元模式。对A4打印纸、中性笔等常用品通过招标确定固定供应商；紧急需求物品经审批后由专人分散采购；部分品类与优质供应商建立长期定点合作关系，有效平衡了成本控制与供应及时性。
二、发放数据特征分析
从各部门办公用品发放清单来看，呈现以下显著特点：
1.人员规模关联度：质量监控科（4人）、商贸服务部（4人）、房地产管理科（3人）等小规模团队，办公用品发放多以“人均”为单位核算，如中性笔按“人/月1支”标准发放；校医院（25人）等大部门则采用“部室统筹”模式，A4打印纸为“部室/月3包”。
2.功能需求差异：综合管理科、饮食服务部等行政及业务部门，因文件处理量大，A4 打印纸（部室/月4包）、文件盒（部室/半年10个）等消耗较多；质量监控科、交通服务部等则在耗材需求上相对精简，打印纸为“部室/月2包”。
3.发放周期规律：高频消耗品如抽纸（人/月2包）、中性笔按月发放；墨盒/硒鼓、2B 铅笔等按季度补充；文件盒等耐用品类每半年集中配发，形成了科学的周期性补给机制。
三、现存问题与优化建议
针对上述问题，建议：一是强化制度落地，将“以旧换新”执行情况纳入部门绩效考核，建立回收物品二次利用台账。二是推进数字化管理，引入办公用品管理系统，实现需求提报、库存预警、领用记录的线上化操作。三是优化发放标准，结合各部门实际工作量动态调整耗材配额，如对校医院等特殊部门适当增加打印纸月度供应量。
综合管理科将结合调研成果进一步完善管理细则，通过精细化管控实现“降本增效”目标，为学校后勤保障工作提供更坚实的物资支撑。
